Политика обработки персональных данных в ООО «Газпром трансгаз Саратов»

Политика обработки персональных данных в ООО «Газпром трансгаз Саратов» (PDF, 636 КБ)

3. Основные термины и определения, используемые в локальных нормативных актах общества, регламентирующих вопросы обработки ПДн

Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПДн).

Персональные данные, разрешенные субъектом ПДн для распространения — ПДн, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом ПДн путем дачи согласия на обработку ПДн, разрешенных субъектом ПДн для распространения в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации.

Специальные категории персональных данных — сведения, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, судимости.

Биометрические персональные данные — сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека (в том числе изображение человека — фотография и видеозапись), на основании которых можно установить его личность и которые используются отделами (службами) администрации и филиалами общества для установления личности субъекта ПДн.

Информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку ПДн, а также определяющие цели обработки ПДн, состав ПДн, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с ПДн.

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемые с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с ПДн, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение ПДн.

Автоматизированная обработка персональных данных — обработка ПДн с помощью средств вычислительной техники.

Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие ПДн определенному лицу или определенному кругу лиц.

Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие ПДн неопределенному кругу лиц.

Разглашение персональных данных — действия (бездействие), в результате которых ПДн в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становятся известными третьим лицам без письменного согласия субъекта ПДн, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством.

Раскрытие персональных данных — действия, обуславливающие возможность ознакомления с ПДн, обрабатываемыми в обществе.

Доступ к персональным данным — возможность получения ПДн и их использование.

Трансграничная передача персональных данных — передача ПДн на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки ПДн (за исключением случаев, когда обработка необходима для уточнения ПДн).

Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание ПДн в информационной системе ПДн и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители ПДн.

Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность ПДн конкретному субъекту ПДн.

Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных ПДн и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

Нарушение — любое нарушение установленного в обществе порядка обработки ПДн, предусмотренного законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами общества в области ПДн.

Инцидент — факт неправомерной или случайной передачи (предоставление, распространение, доступ) ПДн, повлекшей нарушение прав субъектов ПДн.
4. Принципы и цели обработки ПДн

4.1. Общество, являясь оператором ПДн, осуществляет обработку ПДн работников общества и других субъектов ПДн, не состоящих с обществом в трудовых отношениях.

4.2. Обработка ПДн в обществе осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников общества и других субъектов ПДн, в том числе защиты
права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на
основе следующих принципов:

обработка ПДн осуществляется в обществе на законной и справедливой основе;
обработка ПДн ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
не допускается обработка ПДн, несовместимая с целями сбора ПДн;
не допускается объединение баз данных, содержащих ПДн, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
обработке подлежат только ПДн, которые отвечают целям их обработки;
содержание и объем обрабатываемых ПДн соответствует заявленным целям обработки. Не допускается избыточность обрабатываемых ПДн по отношению к заявленным целям их обработки;
при обработке ПДн обеспечиваются точность ПДн, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки ПДн. Общество принимает необходимые меры либо обеспечивается их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных ПДн;
хранение ПДн осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта ПДн, не дольше, чем того требуют цели обработки ПДн, если срок хранения ПДн не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПДн;
обрабатываемые ПДн уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

4.3. Цели обработки ПДн в обществе.

4.3.1. Обеспечение соблюдения Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, локальных нормативных актов ПАО «Газпром» и общества.

Обрабатываются ПДн следующих субъектов:

работников общества;
физических лиц, состоящих в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с обществом;
лица, имеющие право на социальное обеспечение в соответствии с коллективным договором и локальными нормативными актами общества;
кандидатов на замещение вакантных должностей в обществе;
членов семей и близких родственников работников и пенсионеров общества;
пенсионеров общества;
посетителей, пропускаемых на объекты общества; законных представителей физических и юридических лиц;
лиц, действующих от имени другого лица (физического или юридического) в силу полномочия, основанного на доверенности;
контрагентов общества;
физических лиц в цепочке собственников контрагентов общества, включая бенефициаров;
физических лиц, направляющих обращения в общества;
физические лица, являющиеся стороной в судебных спорах;
представители физических и юридических лиц, участвующие в судебных разбирательствах;
бывших работников общества, трудовые отношения с которыми прекращены;
студентов, направленных для прохождения производственной практики.

Для достижения указанной цели обрабатываются следующие категории ПДн:

Иные ПДн в объеме:
фамилия, имя, отчество;
год, месяц, дата и место рождения;
пол;
гражданство;
адрес регистрации и адрес фактического проживания, адрес выполнения трудовой функции дистанционно (удаленно);
сведения, содержащиеся в документах, удостоверяющих личность;
сведения о семейном положении и составе семьи;
сведения об образовании;
сведения о владении иностранными языками;
сведения о наличии ученой степени, ученого звания;
сведения о занимаемой должности;
данные о предыдущих местах работы;
сведения о доходах;
идентификационный номер налогоплательщика;
номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
сведения о воинском учете;
данные о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну;
данные заграничного паспорта;
сведения о наградах;
информацию о членстве в выборных органах;
сведения об отнесении к категории ветеранов;
сведения, содержащиеся в документах, подтверждающих основания социальных льгот, гарантий и компенсаций, которые предоставляются в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также коллективным договором и локальными нормативными актами общества;
реквизиты банковского счета, необходимые для зачисления денежных средств;
телефонный абонентский номер (служебный, личный);
адрес электронной почты (служебный, личный).

Специальные ПДн в объеме:

сведения о состоянии здоровья в объеме, необходимом для допуска к выполняемой работе и оказания медицинской помощи;
сведения о наличии (отсутствии) судимости в случае назначения (перевода) на должность, непосредственно связанную с обеспечением безопасности объектов топливно-энергетического комплекса и транспортной безопасностью;
сведения о том, что субъект не состоит на учете в учреждениях органов здравоохранения по поводу психического заболевания, алкоголизма или наркомании.

По достижении цели обработки в обществе хранятся следующие материальные носители ПДн:

приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:
а) содержащие о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, разрядов, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы — 50/75 лет;
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью — 5 лет:
в) о дисциплинарных взысканиях — 3 года.
трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении — 50/75 лет;
уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем — 3 года;
документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании) лиц, не принятых на работу — 3 года;
документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва общества — 5 лет;
согласие на обработку персональных данных — 3 года;
личные карточки работников — 50/75 лет;
личные дела руководителей и работников общества — 50/75 лет;
характеристики, справки об объективных сведениях на работников — 5 лет;
листы собеседования, стажировочные листы водителей — 5 лет;
подлинные личные документы (трудовая книжка, удостоверения, свидетельства) — до востребования.
сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника — 50/75 лет;
графики отпусков — 3 года;
документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий — 5 лет;
переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников — 5 лет;
документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе — 5 лет;
документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе — 5 лет;

книги, журналы, карточки учета, базы данных:
а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников — 50/75 лет;
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов) — 50/75 лет;
в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — 50/75 лет;
г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее — 50 лет;
д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы — 5 лет;
е) лиц, подлежащих воинскому учету — 5 лет;
ж) отпусков — 5 лет.
документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации — 5 лет;
заключения по оценке деловых и личных качеств — 1 год;
психологическое заключение — 1 год;
договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации — 5 лет;
документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий — 5 лет;
документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета — 10 лет;
переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий — 5 лет;
списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда — 50/75 лет;
документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний — 50/75 лет;
договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний — 5 лет;
документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда — 5 лет;

журналы, книги учета:
а) инструктажа по охране труда — 45 лет;
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда — 5 лет.
книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет;
документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, схемы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет;
обращения граждан (переписка по их рассмотрению) — 5 лет.

4.3.2. Осуществление функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Российской Федерации на общество, в том числе по предоставлению ПДн в органы государственной власти, в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы.

Обрабатываются ПДн следующих субъектов:

5. Перечень субъектов, ПДн которых обрабатываются в обществе

В обществе обрабатываются ПДн следующих категорий субъектов:
работники общества;
бывшие работники общества, трудовые отношения с которыми прекращены;
кандидаты на замещение вакантных должностей в обществе;
пенсионеры общества;
лица, имеющие право на социальное обеспечение в соответствии с коллективным договором и локальными нормативными актами общества;
лица, наделенные правом подписи от имени общества (договоров, контрактов, соглашений, актов и т.д.);
члены семей работников или пенсионеров общества;
посетители, допускаемые на объекты общества;
контрагенты общества (физические лица);
физические лица, направляющие обращения в общество;
другие субъекты ПДн (для обеспечения реализации целей обработки, указанных в п. 4.3. Политики).


6. Перечень ПДн, обрабатываемых в обществе

6.1. Перечень ПДн, обрабатываемых в обществе, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Регламентом ЕС и локальными нормативными актами общества, ПАО «Газпром» с учетом целей обработки ПДн, указанных в п. 4.3. Политики.

6.2. Обработка специальных категорий ПДн, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, в обществе не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации. В частности, если:

работник общества и другой субъект ПДн дал согласие в письменной форме на обработку своих ПДн;
обработка ПДн, разрешенных субъектом ПДн для распространения, осуществляется с соблюдением требований действующего законодательства Российской Федерации;
обработка ПДн осуществляется в соответствии с законодательством о государственной социальной помощи, трудовым законодательством, законодательством Российской Федерации о пенсиях по государственному пенсионному обеспечению, о трудовых пенсиях;
обработка ПДн необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта ПДн либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия субъекта ПДн невозможно.

6.3. Обработка биометрических ПДн в обществе допускается только при наличии согласия в письменной форме субъекта ПДн, а также в случаях, предусмотренных частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», с соблюдением требований федерального законодательства, предъявляемых к материальным носителям биометрических ПДн, а также технологии хранения таких данных вне информационных систем ПДн.

6.4. Обработка ПДн, разрешенных субъектом ПДн для распространения, осуществляется в обществе на основании согласия субъекта ПДн на распространение с соблюдением установленных субъектом ПДн запретов и условий на обработку ПДн.


7. Функции общества при осуществлении обработки ПДн

Общество при осуществлении обработки ПДн: